Записку на ремонт пишут, когда что-то сломалось или пришло в негодность и без ремонта работать сложно или опасно. Руководитель должен понять: что сломано, чем это грозит, сколько стоит исправить и в какой срок.
Генеральному директору
ООО «Дата Плюс»
[ФИО руководителя]
от руководителя IT-отдела
[ФИО]
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
«___» __________ 20__ г. № ___
О ремонте кондиционера в серверной
Довожу до Вашего сведения, что с 9 ноября 2026 г. в серверной (пом. 104) не работает кондиционер. В результате температура в помещении поднимается до 31 °C, что превышает допустимые для серверного оборудования пределы в 18–27 °C. В настоящее время охлаждение осуществляется переносным вентилятором и за счет открытой двери, что нарушает установленный режим доступа и создает угрозу для работоспособности оборудования.
По результатам осмотра специалистами ООО «КлиматСервис» установлено, что для восстановления работоспособности системы климат-контроля требуется замена компрессора. Согласно приложенной смете, стоимость работ и запчастей составляет 46 000 руб.
Прошу согласовать проведение ремонта кондиционера силами ООО «КлиматСервис» в срок до 20 ноября 2026 г. с оплатой в размере 46 000 руб.
Приложение: акт осмотра и смета ООО «КлиматСервис».
Руководитель IT-отдела ____________ [ФИО]
«___» __________ 20__ г.
Для ремонта помещений приложите дефектную ведомость или смету, фото повреждений. Если помещение арендовано, проверьте договор: капитальный ремонт по закону делает арендодатель, текущий — арендатор, если договор не говорит иное (ст. 616 ГК РФ).
Если ремонт стоит больше половины цены нового или не даёт гарантии, укажите это в записке и предложите замену — тогда понадобится записка на приобретение и списание старого.
Сначала своему руководителю, а он — арендодателю (письмом), если ремонт по договору за счёт арендодателя.