Деловые бумаги › Служебная записка

Служебная записка: образец и как написать

Служебная записка — внутренний документ, которым сотрудник сообщает руководителю о проблеме или просит что-то сделать: купить оборудование, премировать коллегу, отправить в командировку. Ниже — образец, правила оформления и генератор, который составит записку по вашим данным.

Образцы по ситуациям:
Директору На сотрудника На премию На приобретение На отпуск На командировку

Образец служебной записки

Генеральному директору

ООО «Альфа»

[ФИО руководителя]

от начальника отдела логистики

[ФИО]

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

«___» __________ 20__ г. № ___

О замене погрузчика на складе

Довожу до Вашего сведения, что электропогрузчик, эксплуатируемый на складе №2, выпущен в 2012 году. За последние три месяца оборудование вышло из строя четыре раза. Общие затраты на ремонт составили 186 000 руб. Непланированные простои техники приводят к задержкам в процессе отгрузки готовой продукции, что негативно сказывается на соблюдении сроков выполнения обязательств перед контрагентами.

В целях обеспечения бесперебойной работы склада и исключения дальнейших сбоев в логистическом процессе, прошу рассмотреть вопрос о приобретении нового погрузчика. Для принятия решения прилагаю коммерческие предложения трех поставщиков на 6 листах.

Прошу согласовать выделение средств на покупку оборудования в размере [сумма] руб. и утвердить закупку в срок до [дата].

Приложение: коммерческие предложения на 6 л.

Начальник отдела логистики ____________ [ФИО]

«___» __________ 20__ г.

Скачать образец в WordСоставить по форме ↓

Составить по вашим данным

Заполните, что знаете — остальное генератор оставит пометками в [квадратных скобках]. ФИО не вводятся: впишете их сами.

Как в штатном расписании, в именительном падеже — в шапке станет «от менеджера…».

Что такое служебная записка и когда её пишут

Служебную записку пишут, когда вопрос нужно зафиксировать письменно: устной просьбы мало, а решение руководителя должно остаться в документах. Типичные поводы — просьба о покупке, премии, командировке, сообщение о нарушении или о проблеме в работе.

Её часто путают с докладной. Докладная обычно идёт вверх, к своему руководителю, и сообщает о факте (чаще — нарушении). Служебная шире: её можно адресовать и руководителю, и коллеге из другого отдела, и в ней чаще что-то просят или предлагают. Во многих организациях названия используют как синонимы — смотрите, как принято у вас.

Как оформить служебную записку

Единой обязательной формы нет, но есть устоявшаяся структура:

Как написать текст: 5 правил

  1. Одна записка — один вопрос.
  2. Начинайте с фактов: что произошло, когда, сколько стоит, к чему приводит.
  3. Просьбу формулируйте конкретно: что сделать, в какой срок, на какую сумму.
  4. Без эмоций и оценок — только деловой стиль.
  5. Прикладывайте подтверждения: расчёты, счета, фото, акты.

Вопросы и ответы

Можно ли написать служебную записку от руки?

Да, если в организации не установлено иное. Но удобнее напечатать: так её легче прочитать, зарегистрировать и приложить к приказу.

Сколько экземпляров нужно?

Обычно один — его передают адресату или в канцелярию. Если хотите подтверждение, сделайте копию и попросите поставить на ней отметку о приёме с датой.

Чем служебная записка отличается от докладной?

Докладная, как правило, адресуется непосредственному руководителю и сообщает о факте — например, о нарушении. Служебная универсальнее: в ней чаще просят или предлагают, а адресатом может быть и сотрудник другого подразделения.

Обязательно ли ставить номер?

Нет. Номер ставят, если служебные записки регистрируют в журнале. Дата нужна всегда.