Деловые бумаги › Служебная записка › Об отсутствии сотрудника

Служебная записка об отсутствии сотрудника

Если работник не вышел на работу и не сообщил причину, его руководитель фиксирует это служебной запиской — для отдела кадров и директора. Затем составляют акт об отсутствии и запрашивают объяснение.

Образец служебной записки об отсутствии работника

Генеральному директору

ООО «Ритейл Групп»

[ФИО руководителя]

от управляющего магазином № 4

[ФИО]

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

«___» __________ 20__ г. № ___

Об отсутствии работника на рабочем месте

Довожу до Вашего сведения, что 18 ноября 2026 г. продавец-кассир [ФИО] отсутствовала на рабочем месте в течение всего рабочего дня с 09:00 до 21:00 согласно утвержденному графику сменности. О причине отсутствия она не сообщила.

В ходе проверки были предприняты попытки связаться с сотрудником по мобильному телефону. Вызовы, совершенные в 09:20, 11:00 и 15:00, не были приняты, так как абонентский номер находился в выключенном состоянии. Для обеспечения бесперебойной работы магазина обязанности по закрытию смены были исполнены продавцом из другой смены.

Прошу составить акт об отсутствии работника на рабочем месте. Также прошу после выхода сотрудника на работу запросить у неё письменное объяснение причин отсутствия.

Управляющий магазином № 4 ____________ [ФИО]

«___» __________ 20__ г.

Скачать образец в WordСоставить по форме ↓

Составить по вашим данным

Заполните, что знаете — остальное генератор оставит пометками в [квадратных скобках]. ФИО не вводятся: впишете их сами.

Как в штатном расписании, в именительном падеже — в шапке станет «от менеджера…».

Что делать по шагам

  1. Служебная записка руководителя.
  2. Акт об отсутствии на рабочем месте — составляют в день отсутствия с двумя-тремя свидетелями; в табеле ставят «неявка по невыясненным причинам».
  3. Выяснить причину: позвонить, написать, отправить письмо с просьбой объяснить отсутствие.
  4. Запросить письменное объяснение — у работника 2 рабочих дня (ст. 193 ТК РФ).
  5. Решить: причина уважительная (больничный, авария) — без последствий; нет — возможно дисциплинарное взыскание.

Когда это прогул

Прогул — отсутствие без уважительной причины весь рабочий день (смену) или больше 4 часов подряд (подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Пока причина неизвестна, в записке и акте не называйте отсутствие прогулом: сотрудник мог заболеть и принести больничный.

Вопросы и ответы

Служебная или докладная — что писать?

Подойдёт любая; название не важно. Важно указать дату, время, должность работника и что вы сделали, чтобы выяснить причину.

Что если сотрудник не выходит несколько дней?

Составляйте акт за каждый день и направьте работнику письмо с просьбой объяснить причину — по адресу из личного дела, с уведомлением о вручении.