Записку на имя директора пишут, когда решение может принять только первое лицо: крупная покупка, изменение порядка работы, конфликт между отделами. Главное — коротко изложить суть и дать директору готовое решение.
Директору
ООО «Вектор»
[ФИО руководителя]
от руководителя отдела продаж
[ФИО]
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
«___» __________ 20__ г. № ___
О переносе срока сдачи квартального отчёта
Довожу до Вашего сведения, что установленный срок сдачи квартального отчёта о продажах за III квартал — 5 октября — не позволит включить полные данные. Бухгалтерия передаст сведения по возвратам только 7 октября в связи с переходом на новую учётную программу.
Включение неполных данных о возвратах приведёт к искажению итоговых показателей отчётности. Для обеспечения достоверности и полноты статистики необходимо дождаться получения финальных цифр от смежного подразделения.
Прошу согласовать перенос срока сдачи квартального отчёта на 10 октября. Это позволит учесть все корректировки, связанные с возвратами, и представить руководству достоверную информацию о результатах продаж за отчётный период.
Руководитель отдела продаж ____________ [ФИО]
«___» __________ 20__ г.
Если вопрос может решить ваш непосредственный руководитель — пишите ему. Директору адресуют записки, когда нужны его полномочия: выделение денег сверх бюджета, приём или перевод сотрудников, изменение графика, спор между подразделениями. Часто записку подают через своего руководителя, чтобы он поставил визу «согласовано».
Должность и ФИО директора пишут в дательном падеже: «Генеральному директору ООО «Вектор» Иванову И. И.». Ниже — «от» и ваша должность в родительном падеже: «от руководителя отдела продаж Петровой А. С.». Название организации можно не писать, если записка внутренняя.
Обычно да: это деловая этика и порядок во многих компаниях. Начальник ставит визу «Согласовано» с подписью и датой, после этого записку передают директору.
Так, как должность называется в уставе и штатном расписании вашей организации.