Служебная записка на командировку — основание для приказа о направлении сотрудника в поездку. В ней руководитель указывает, кого, куда, на сколько дней и зачем отправить, а также ориентировочные расходы.
Генеральному директору
АО «Техмонтаж»
[ФИО руководителя]
от главного инженера
[ФИО]
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
«___» __________ 20__ г. № ___
О направлении в командировку
В связи с необходимостью выполнения обязательств по договору поставки [номер договора] с ООО «Уралпром» требуется проведение пусконаладочных работ на линии упаковки. Указанные работы должны быть выполнены в срок до [дата] для обеспечения своевременного запуска оборудования на объекте заказчика, расположенном в г. Екатеринбурге.
Прошу согласовать направление [должность] [ФИО сотрудника] в служебную командировку в г. Екатеринбург к ООО «Уралпром» с 11 по 13 декабря [год] (3 дня). Основными задачами поездки являются:
1) проведение пусконаладки линии упаковки;
2) устранение выявленных неполадок;
3) сдача объекта заказчику.
Для покрытия расходов прошу выдать аванс в размере 32 000 руб., включая:
1) проезд поездом;
2) проживание в гостинице;
3) суточные.
Главный инженер ____________ [ФИО]
«___» __________ 20__ г.
Директор ставит резолюцию, кадры издают приказ о направлении в командировку (по форме Т-9 или своей), бухгалтерия выдаёт аванс. После поездки сотрудник сдаёт авансовый отчёт с билетами и чеками в течение 3 рабочих дней. Служебное задание и командировочное удостоверение с 2015 года не обязательны.
Размер суточных устанавливает сама организация в локальном акте. Не облагаются НДФЛ до 700 руб. в день по России и 2500 руб. за границей — больше платить можно, но с разницы удержат налог.
Обычно руководитель отдела, которому нужна поездка сотрудника. Иногда — сам сотрудник, если инициатива его, с визой руководителя.
Закон её не требует: обязателен приказ. Но во многих компаниях записка — обязательный этап согласования, а для бухгалтерии — обоснование расходов.