Деловые бумаги › Служебная записка › На приобретение

Служебная записка на приобретение

Записку на приобретение пишут, когда для работы нужно что-то купить: оргтехнику, мебель, инструмент, расходные материалы, программы. Её задача — объяснить, зачем покупка и сколько она стоит, чтобы руководитель выделил деньги.

Образец служебной записки на приобретение

Генеральному директору

[ФИО руководителя]

от офис-менеджера

[ФИО]

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

«___» __________ 20__ г. № ___

О приобретении многофункционального устройства

Довожу до Вашего сведения, что многофункциональное устройство, используемое в отделе бухгалтерии, эксплуатируется с 2016 года. В октябре текущего года оборудование дважды направлялось в сервисный центр для устранения неисправностей. По результатам диагностики сервисная организация сообщила, что стоимость ремонта печатного узла составляет 14 000 руб., при этом гарантийные обязательства на успешное восстановление работоспособности не предоставляются.

Учитывая интенсивность нагрузки, составляющую порядка 2500 страниц в месяц, дальнейшая эксплуатация неисправного оборудования нецелесообразна. Риск повторного выхода из строя критически важен для бесперебойной работы бухгалтерии и своевременного формирования первичной документации.

В связи с вышеизложенным прошу согласовать приобретение нового многофункционального устройства формата А4. Ориентировочная стоимость оборудования составляет 38 000 руб. На прилагаемом счёте на оплату указаны реквизиты поставщика и точные условия поставки.

Приложение: счёт на оплату.

Офис-менеджер ____________ [ФИО]

«___» __________ 20__ г.

Скачать образец в Word Составить по форме ↓

Составить по вашим данным

Заполните, что знаете — остальное генератор оставит пометками в [квадратных скобках]. ФИО не вводятся: впишете их сами.

Кому

Организация (необязательно)

Ваша должность и отдел

Как в штатном расписании, в именительном падеже — в шапке станет «от менеджера…».

Тема записки

Ситуация и подробности

Что вы просите или предлагаете

Приложения (если есть)

Как обосновать покупку

Что не так сейчас: техника сломалась, устарела, не хватает мест для новых сотрудников.
Чем это мешает работе: простои, задержки, затраты на ремонт.
Что купить: наименование, количество, характеристики.
Сколько стоит: по счёту или коммерческому предложению. Хорошо, если вариантов два-три — руководитель видит, что вы сравнили цены.

Что приложить

Счёт или коммерческие предложения поставщиков, акт о неисправности или заключение сервиса, если речь о замене. В тексте сошлитесь на приложения: «Коммерческие предложения прилагаю».

Приобретение, закупка, списание — в чём разница

«На приобретение» и «на закупку» — одно и то же, название зависит от привычек компании. Если старую вещь нужно убрать с баланса, нужна отдельная служебная записка на списание.

Вопросы и ответы

Нужно ли указывать конкретную модель и магазин?

Желательно: так записку быстрее согласуют. Если вы не знаете точную модель, опишите требования и примерный бюджет.

Кому адресовать записку на покупку?

Тому, кто распоряжается бюджетом: директору, финансовому директору или руководителю, утверждающему закупки. В крупных компаниях есть свой порядок закупок — посмотрите его.