Докладная на сотрудника — обычно первый документ в процедуре дисциплинарного взыскания. Её пишет руководитель подразделения (или коллега-свидетель) на имя директора, чтобы зафиксировать нарушение и дату, когда о нём стало известно.
Генеральному директору
ООО «Сервис Плюс»
[ФИО руководителя]
от руководителя клиентского отдела
[ФИО]
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
«___» __________ 20__ г. № ___
О невыполнении должностных обязанностей
11 и 12 ноября [должность] [ФИО сотрудника] не обработал 23 заявки клиентов, поступившие в систему CRM. Обработка заявок в течение рабочего дня входит в обязанности сотрудника согласно пункту 2.3 должностной инструкции.
13 ноября от клиентов поступили две письменные жалобы.
Прошу запросить у работника письменное объяснение и рассмотреть вопрос о применении дисциплинарного взыскания.
Приложение: выгрузка из CRM, копии жалоб клиентов.
Руководитель клиентского отдела ____________ [ФИО]
«___» __________ 20__ г.
Трудовой кодекс (ст. 192–193) разрешает замечание, выговор или увольнение по соответствующим основаниям. Порядок: зафиксировать проступок (докладная, акт) → запросить объяснение (2 рабочих дня) → издать приказ не позднее месяца со дня обнаружения и не позднее 6 месяцев со дня проступка. Дата докладной часто и есть «день обнаружения», поэтому её ставят всегда.
Наказать можно только за нарушение обязанностей, с которыми работник ознакомлен под подпись. Если должностной инструкции нет или работник её не подписывал, взыскание легко оспорить — проверьте это до докладной.
Подойдёт любая: закон названия не регулирует. Важно содержание — факты, даты и доказательства.
Можно, если нарушение зафиксировано другим документом (актом). Но докладная — самый простой способ зафиксировать факт и дату.